实操08｜从会议资料到纪要和月报
业务实操07｜从逐字稿到纪要、行动项与月报
本页操作截图可点击放大，重点查看纪要文件入口与待明确字段。
项目协调会结束后，管理者常要整理纪要、追踪事项，再把当月进展写入月报。三个文件里的数字应一致，讨论过的备选方案也要保留原来的状态。本节围绕项目 B 的 8 月会议，把同一段材料连续加工为纪要、行动项和一段月报文字。
本包提供约 2 分钟的文字脚本练习入口，无真实录音，也未附合成音频。 项目、人物和数据均为教学模拟，脚本中的时间用于定位发言。现场可以直接把 TXT 交给 WorkBuddy，完成从文字到工作成果的操作。
先弄清录音到文字的前置条件
使用自己的录音时，先确认当前工具支持该格式、文件大小与转写方式，所需依赖也已经准备好。可先测试一段短音频，检查普通话、项目简称和专业术语的识别结果。若当前环境无法直接转写，先用已可用的工具取得逐字稿，再进入本节流程；语音识别能力与后续文字整理可以分别验证。
转写完成后，保留原音频文件名与时间定位，逐项核对项目名、金额、百分比、时间和否定词。识别出的“六个”“十一个”等近音词可能改变汇报结论；“还没确定”中的否定词也不能漏掉。声音不同可以用发言人标签区分，真实姓名要有额外的身份依据。
本练习包含虚拟主持、虚拟工程、虚拟成本及一位未知发言人。它适合示范“有角色信息就保留，没有姓名就继续匿名”。后续使用自己的材料时，先去掉与练习无关的信息，并按公司已有的资料使用要求操作。
四步完成会议材料整理
| 步骤 | 操作 | 屏幕上应出现的结果 |
|---|---|---|
| 第1步 | 读取逐字稿，核对关键数字和发言角色 | 事实摘录及待核对信息 |
| 第2步 | 生成纪要，区分已确定事项与讨论内容 | 有来源定位的纪要 |
| 第3步 | 提取行动项，保留未明确责任人与期限 | 可在 WPS 中打开的 CSV |
| 第4步 | 复用为月报文字，再核对一次数字 | 一段具体的月度总结 |
教师可以先展示参考纪要，再现场把一句“已决定增加班组”的错误写法纠正。学员观察改动依据，随后在自己的指令中加上相同的检查要求。不同模型生成的标题和句式可以不同，事实与事项状态应保持一致。
第一步 先摘录事实
复制指令，并把逐字稿添加到任务中：
text
请读取“模拟会议逐字稿.txt”，先整理事实摘录表，暂不写正式纪要。
字段包括：时间定位、发言角色、原始信息、信息类别、待核对点。
类别区分本月进展、已明确后续工作、讨论建议、待明确事项。
逐项核对项目、期间、施工节点计划与完成数、金额及单位。
“未知发言人”保持原标签，不能推断姓名。
材料未给出的会议具体日期、原因、负责人和期限不得补写。教师重点停在 00:14、01:02 和 01:35 三处。施工节点计划 8 个、完成 6 个，完成率 75%；招采计划 1200 万元、定标 1140 万元，差额 60 万元；补救方案及牵头安排尚未确定。先核对这些内容，后续纪要与月报才有稳定的依据。
第二步 生成纪要并分清事项状态
text
基于刚才核对的摘录表，生成项目B 2026年08月工作会议纪要。
依次写本月进展、已确定的后续事项、讨论中的补救思路、待核对信息。
重要事实附逐字稿时间定位；每段使用具体事项，不写空泛评价。
调整作业顺序和增加班组都属于讨论思路，未形成实施决定。
金额差60万元保留可比范围待核，不写成节约。
会议具体日期未提供，保留未提供；输出Markdown文件。此时把原文与纪要并排查看。假如纪要写成“施工滞后由劳动力不足造成”，要回到逐字稿寻找原因依据；本例没有这样的确定结论，应改成“原因及影响待核实”。“增加班组”也只是一项备选思路，尚不足以生成带确定责任人的实施计划。
图 07-1打开纪要文件，检查依据与待明确项
怎么做：点击本次生成的纪要文件，与逐字稿并排核对；先检查数字和事项状态，再把需要继续跟进的事项提取为 CSV。来源：课程素材 · 旧版界面示例。会议案例素材的产物预览截图，画面未显示客户端版本号。图中会议名称、角色与内容属于原案例；本课请核对项目 B 模拟逐字稿及对应纪要。
第三步 提取行动项
text
请从纪要和逐字稿提取行动项CSV，字段为：编号、项目、事项、
责任角色、期限、性质、状态、依据、待核对内容。
只把明确承诺的工作列为“已明确工作”；保留发言中的责任角色。
补救方案牵头安排未明确，单列“待明确事项”，负责人和期限均填待明确。
不把讨论建议写成已决定实施，不把职务角色扩写成人名。
输出后说明共有几项，哪些可以跟进，哪些需要进一步明确。| 事项 | 责任角色与期限 | 参考状态 |
|---|---|---|
| 补充未完成节点清单与原因说明 | 虚拟工程，2026-09-02 | 已明确工作，待提交 |
| 补充招采金额口径说明 | 虚拟成本，2026-09-03 | 已明确工作，待提交 |
| 明确补救方案的牵头安排和提交时间 | 责任角色、期限均待明确 | 待明确事项 |
这里的两项明确工作来自角色本人的承诺及主持复述；第三项是需要进一步补充安排的记录。表格能够提醒管理者继续核实，不能据此宣称补救方案已经启动。已提交、已完成等状态应由后续材料更新。
第四步 复用到月报
text
请依据已核对的纪要写一段项目B八月月报文字，控制在180字以内。
包括本月工程进度、招采情况、已明确的补充材料安排及待明确事项。
保留数字、单位、期限与讨论状态，不新增经营评价。
在正文后单独列来源时间定位，方便我回查。参考月报会写到“计划 8 个、完成 6 个”“1200 万元、1140 万元”和两项补充资料安排，并保留方案讨论状态。它可以放回前面的项目资料库，下次汇报继续使用；新增资料应标明日期和进展，避免让旧纪要覆盖新的事项状态。
验收与条线迁移
交付前检查四件事：数字及单位能回到原文，未知角色未被写成人名，两项明确工作与待明确事项分开，月报未把建议写成决定。再抽查一处时间定位，确认输出可以追溯。遇到不一致，先修正事实摘录，再重新生成依赖它的纪要与月报。
工程和设计可以整理节点与协同事项，成本招采可以记录口径核对与补充材料，营销可以提取活动复盘和下步安排，财务、人力行政可以整理例会工作进展。更换条线后，优先增加本部门的术语表与纪要格式，持续保留原始资料和状态变化依据。