实操03｜先把资料交清楚，AI 才能开工
平台管理者经常同时管三个、五个项目。项目处在不同阶段，微信群里的“最终版”有好几份，月底材料一多，AI 容易把 A 的背景、B 的节点、C 的销售拼进同一段话。本节用一包杂乱文件，建立一份能反复调用的项目资料库。
基础入口可先看功能地图与ima 知识库。本节进一步练习多项目资料的目录、版本和引用；WorkBuddy 资料库、ima 与本地工作目录的入口分别说明。
本节交付
一套整理后的目录、三张项目背景卡、一份资料索引，以及一张“有出处、有缺口”的跨项目事实表。后面的经营分析与 PPT 继续用这套材料。
**资料均为教学模拟，项目 A／B／C 不对应大华真实地块。**练习包同时提供杂乱输入与整理参考，先动手完成，再打开参考核对。CSV 可用 WPS 表格打开；Markdown 文件可直接交给 AI 读取，也可用文本编辑器查看。
课前准备：让 AI 找得到资料
解压到桌面的“AI 实操”文件夹。新建 WorkBuddy 任务，把工作目录选到解压后的 项目资料库练习包，本轮只处理 00杂乱输入，生成文件统一放到 我的练习成果。
官方说明支持为任务选择工作目录，在该目录内读取和保存文件；界面入口以当前客户端为准。查看工作目录官方说明。若使用附件入口，应附上本节所需文件，并让 AI 回报实际读到的文件名。
需要在后续任务中复用资料时，可以把整理后的文件存进“资料库”，再选中文档或空间“添加到任务”。本节先用本地工作目录完成练习，后面的图示再说明资料库的调用入口。查看资料库官方说明。资料放入库后，每次任务仍需指定项目、月份与主版本。
图 02-1先找到资料库，以及个人资料与团队空间
怎么做：先进入资料库，确认本次资料要放在个人区域还是已有的团队空间。按项目整理材料后，再通过下方图示将选定资料带入任务。来源：本机 WorkBuddy 5.5.6 实际界面。图中为现有示例资料；本课使用项目 A／B／C 的教学文件。
五步完整跟做
| 步骤 | 在电脑上做什么 | 屏幕上应出现什么 |
|---|---|---|
| 第1步 | 读取杂乱文件，盘点项目、月份、版本、缺口 | 文件清单；B 项目存在两个施工版本 |
| 第2步 | 按“公共＋项目＋月份”复制归档 | 保留原文件；新目录及路径映射 CSV |
| 第3步 | 生成索引和三张背景卡 | 主版本依据、有效日期、已知事实与待核事项 |
| 第4步 | 新建任务，明确指定文件再提问 | 带来源的三项目事实表 |
| 第5步 | 追问版本冲突与未知原因 | 采用 B 修订版；C 原因标为待核 |
第一步：先点货，再归整
一次给出清晰任务。让 AI 同时产出盘点表与复制结果，方便管理者核对；遇到无法识别归属的文件，放入待分类并说明原因。
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请读取当前工作目录下“00杂乱输入”的全部文件，只处理这些输入。
这是教学模拟资料。先列出实际读取成功的文件：文件名、项目、月份、
版本、用途、读取结果。打不开的文件单独列出，不得假装已读取。
随后复制整理到“我的练习成果/项目资料库”，原文件保持原样。
目录按 00公共、01项目A、02项目B、03项目C 划分；各项目按月份放资料，
失效版本放“历史版本”。查看“版本登记.csv”确定主版本，不能只看文件名
里的“最终”或文件修改时间。公共说明放 00公共，C 的缺资料说明放项目C。
生成路径映射.csv，逐行列出源路径、目标路径、操作类型、版本状态与理由。
生成资料索引.csv，包含资料ID、项目、期间、主题、相对路径、版本、
状态、生效日期、替代资料ID。索引中的路径必须指向实际存在的文件。建议目录如下。将公共口径和单项目资料分开放，跨项目比较时才容易发现“单位相同、含义不同”的情况。
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项目资料库/
├── 00公共/（指标口径、资料索引、版本依据、背景来源）
├── 01项目A/（项目背景卡、2026-08资料）
├── 02项目B/（项目背景卡、2026-08资料、历史版本）
└── 03项目C/（项目背景卡、2026-08资料、资料缺口）第二步：做一张能约束回答的项目背景卡
背景卡控制在一页，至少有项目编号、当前阶段、报告期间、关键指标口径、主资料路径、已知问题、缺口、维护人和更新日期。项目阶段从材料取，具体原因需要证据。不能把“施工完成 6／8”自动扩写成“受施工组织影响”。
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基于整理后的主版本，为项目A/B/C各生成一张项目背景卡.md。
每条数字后写资料ID与文件路径；区分事实、计算结果、原因待核。
维护人写“教学角色：项目资料维护人”，不要编造员工姓名。
已知事实来自输入，未提供的项目位置、体量、预算、责任人一律不补写。
在卡片末尾写清下次更新时应替换哪些月度资料，并同步更新索引。第三步：换一个新任务，检验能否复用
把新任务的工作目录选到 我的练习成果/项目资料库。单独指定资料，让 AI 给出读取依据；不要依赖上个对话已经聊过的内容。
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请先读取 00公共 中的资料索引与指标口径，再读取项目A/B/C的背景卡，
以及索引标为主版本的2026-08资料。不要引用历史版本作为当期结果。
先输出已读取文件清单及缺口，再生成“平台月度事实表”：
项目、阶段、指标、计划/目标、实际、完成率、差额、单位、来源、待核问题。
项目A方案、项目B施工节点、项目C签约分别列示，禁止跨项目挪用数字。
B的招采数据只计算相对计划测算差额。所有原因必须有材料支持。
C签约未达目标的原因、未成交客户流失原因，现有资料能否说明？
无法说明时列出需要补充的资料，输出到“平台月度事实表.md”。看图操作：资料库怎样进入本次任务
完成本地目录练习后，可以把整理后的背景卡、索引和主版本文件保存到资料库，再用以下入口开启新任务。选择本地工作目录决定任务读取和保存电脑文件的位置；从资料库添加到任务会把选定的文档或空间带入本次上下文。用资料库复用时，要把上面指令中的本地路径换成库内实际文档名称，并继续要求 AI 回报已读取清单。
**1．需要一组项目资料时，从空间或目录行进入。**点击目标空间旁的“···”，选择“添加到任务”。先确认空间内的项目范围；如果只做 B 项目，优先选 B 的资料区域或明确的文档，避免顺手带入其他项目。
图 02-2空间更多菜单：把一组资料添加到任务
怎么做：选择本次要使用的项目资料空间，再点“添加到任务”；随后核对输入框里出现的空间名称。来源：WorkBuddy 官方「内容管理」。原图使用市场调研示例资料，本课替换为项目 A／B／C；界面以实际客户端为准。
**2．只需要某一份资料时，从文档详情页进入。**打开目标文档，点右上角“···”，再选“添加到任务”。例如只核对 B 项目施工版本，就先选对应施工资料与版本登记文件，并在任务中说明用途。
图 02-3文档更多菜单：把指定文件添加到任务
怎么做：先看清文档标题和版本，再点击该入口。单份文档和整个空间是两个可选入口，按本次所需资料选择。来源：WorkBuddy 官方「内容管理」。原图为资料库教程文档，本课替换为项目 A／B／C 的背景卡、索引或主版本文件。
**3．看到资料标签，再写具体要求。**确认输入框中显示的文档或空间名称正确，然后写明“项目 B、2026 年 8 月、按索引主版本”。先要求列出成功读取的文件，再生成事实表；出现空间标签只说明已经选入上下文，读取是否成功仍以返回清单为准。
图 02-4确认资料已带入，再交代项目、月份和主版本
怎么做：将示例任务换成本课的事实表要求，补齐项目、月份和主版本范围；发送后先核对读取清单。下方“选择工作空间”是另一个入口，不代表库内资料已下载到电脑工作目录。来源：WorkBuddy 官方「内容管理」。原图使用其他示例资料，本课替换为项目 A／B／C。
对照标准输出：先查这五处
| 核对点 | 应得到的结果 | 不能跳过的出处与限制 |
|---|---|---|
| A 方案进度 | 计划 3 项、完成 2 项，完成率 66.7% | 方案表 A-DES-0801；尚有 1 项未完成，原因待核 |
| B 施工节点 | 计划 8 项、完成 6 项，完成率 75% | 使用 B-ENG-0802，生效日期 2026-09-02；旧版完成 5 项保留为历史 |
| B 招采 | 计划测算 1,200 万元、定标 1,140 万元，差额 60 万元、相对计划 5% | B-PUR-0801；范围、税口径与变更未核齐，无法直接认定节约 |
| C 签约与回款 | 签约 9,600／12,000＝80%；回款 8,100／9,000＝90% | 分别引 C-SAL-0801、C-CASH-0801；差额为 2,400 与 900 万元 |
| C 来访成交 | 来访 240 组、成交 24 套，月度比值 10% | C-FUN-0801；组与套的月度比值不等于同批客户转化率，原因资料缺失 |
练习包中的 02整理参考 提供完整目录，03验收参考.md 提供核对表。**主版本靠版本登记与索引确定；“文件更新时间更晚”只能作为线索。**真正业务里，主版本需要有维护人确认依据，才适合进入月度汇报。
同一个资料库，八条线怎么问
| 条线 | 可以直接提交的问题 | 需要补充的资料 |
|---|---|---|
| 市场 | 哪些项目背景已齐？为 A 列竞品调研资料清单。 | 市场成交、竞品、区域客群资料 |
| 投资 | A 已知前期节点有哪些？列出测算尚缺的输入。 | 地价、规划条件、成本、去化与现金流假设 |
| 设计 | A 的方案进度与计划差多少？生成待核事项表。 | 未完成事项明细、评审纪要、责任人与期限 |
| 工程 | B 本月节点完成情况怎样？新版替代了什么？ | 节点清单、确认记录、现场问题与纠偏安排 |
| 成本招采 | B 定标与计划测算差多少？比较口径还缺什么？ | 同范围清单、税口径、合同边界与变更 |
| 营销 | C 签约和来访成交呈现哪些事实？原因要查哪些表？ | 渠道、批次、客户跟进和未成交原因明细 |
| 财务 | C 签约与回款目标各差多少？能否解释回款缺口？ | 应收账龄、到期计划、实收与合同勾稽资料 |
| 人力行政 | 列各项目需补资料的岗位角色，形成收集安排草案。 | 实际人员名单、职责、工作量和授权范围 |
这张表也说明了知识库的价值：公共事实可以复用，问题与所需证据随条线变化。某条线资料不足时，先生成缺口清单，补齐后再做结论。
平台管理者还要明确两件事：谁负责确认主版本，哪些字段允许跨项目比较。项目各自报来的“完成率”，分母可能分别是方案项数、施工节点数和销售目标额，不能直接平均成平台总体完成率。汇总时先按同一指标、同一期间、同一单位对齐，再保留项目明细。可在资料索引增加“口径确认人”和“待核状态”，让月底更新有明确接手人。
知识库、当前任务和 AI 记忆怎么配合
资料库承载业务依据：有文件、有月份、有版本，可以打开核对。当前任务决定这次用哪些资料：写明项目、期间、范围，并核对读取清单。AI 记忆适合延续稳定偏好：例如汇报语言与常用格式；会变化的经营数字仍从当期文件读取。
文件上传一次后，后续月份不会凭空变成最新。收到新版时，维护人完成“加入新版 → 确认生效 → 将旧版标为历史 → 更新索引与背景卡 → 下一次任务重新引用”。企微里临时收到的文件也按这条流程入库，避免聊天消息与正式口径并行。
现场卡住时，按这三个问题排查
- AI 说没有文件：检查工作目录是否选到练习包，以及附件是否确实加入当前任务；要求回报读取清单。
- A/B/C 数据混在一起：让它逐行补项目编号、资料ID和来源路径，删除找不到出处的行。
- 把原因写得很肯定：要求指出支撑该原因的原文；没有原文时改为待核，并列待补资料。
本节验收
- 原始 11 份输入均保留，映射表能逐个追溯到整理后的文件。
- 三张背景卡各属于一个项目；每个关键数字都有来源。
- B 的 5 项与 6 项冲突得到说明，当前结论采用 6 项。
- C 缺少原因资料得到明确说明；没有自动补成市场、价格或渠道原因。
- 新任务仅凭本节指定资料，也能生成同样的事实表。
**带到下一节的材料：**三项目背景卡、公共指标口径、当期主版本数据与资料索引。管理者已经交清底稿，接下来让 AI 做经营分析和汇报。